Unidad Uno: Conceptos
de la Administración de Proyectos
1.1 Definición de proyecto.
Un proyecto es un
esfuerzo para lograr un objetivo específico por medio de una serie particular
de tareas interrelacionadas y la utilización eficaz de recursos. (Gido, Clemenst;
2010).
Atributos de un proyecto
·
Un
proyecto tiene un objetivo bien
definido, un resultado o producto esperado. El objetivo de un proyecto por lo
general se define en términos de alcance,
programa y costo.
Ej.
Introducir al mercado, en 10 meses y dentro de un presupuesto de $500000.00, un
nuevo aparato de preparación de alimentos que cumple con ciertas
especificaciones de rendimiento predefinido. Además se espera que el alcance
del trabajo se logre con calidad y satisfacción del cliente.
·
Un
proyecto se realiza por medio de una serie de tareas independientes, es decir, un número de tareas no repetitivas
que deben realizarse en cierta secuencia para lograr el objetivo del proyecto.
·
Un
proyecto utiliza varios recursos para
realizar las tareas, estos recursos pueden ser diferentes personas,
organizaciones, materiales, equipos e instalaciones.
Ej.
Una boda es un proyecto que puede involucrar recursos como una persona
encargada del banquete, la florista, una limosina y un salón para la recepción.
·
Un
proyecto tiene un marco de tiempo
específico, o una duración finita. Tiene una fecha de inicio y tiene una
fecha en la cual debe lograrse el objetivo.
Ej.
La renovación de una escuela primaria tendría que terminar entre el 20 de junio
y el 20 de agosto.
·
Un
proyecto puede ser una tarea única o
que se puede realizar una sola vez. Algunos
proyectos como el diseño y la construcción de una estación espacial, porque
nunca antes se han intentado. Otros proyectos como el desarrollo de un producto
nuevo, la construcción de una casa o la planeación de una boda, son únicos
debido a la adaptación que requieren.
Ej.
Una boda puede ser una ocasión sencilla e informal, con unos cuantos amigos en
una capilla, o un evento espectacular digno de un príncipe.
·
Un
proyecto tiene un cliente. El cliente es la entidad que proporciona
los fondos necesarios para realizar el proyecto. Puede ser una persona, una
organización o un grupo de dos o más personas u organizaciones.
Ej.
Cuando un contratista construye una casa adaptada a las necesidades de una
pareja, ésta constituye el cliente que financia el proyecto. Cuando una empresa
recibe fondos del gobierno con la finalidad de desarrollar un dispositivo
robótico para manejar material radioactivo, el cliente es el organismo
gubernamental. Cuando una empresa proporciona fondos a un equipo de empleados
con el fin de que actualicen el sistema
de información de la administración de la empresa, el término cliente adopta una definición más
amplia, que comprende no sólo a quien proporciona los fondos para el proyecto
(la gerencia de la empresa) sino también a otros grupos de interés, por
ejemplo, las personas que serán los usuarios finales del sistema de
información. La persona encargada del proyecto y el equipo de proyecto deben
cumplir en forma satisfactoria con el objetivo de éste, de modo que el cliente
o los clientes queden satisfechos.
·
Un
proyecto involucra cierto grado de
incertidumbre. Antes de que se inicie un proyecto, se prepara un plan con
ciertas suposiciones y estimaciones. Es importante documentar estas
suposiciones, ya que influirán en el desarrollo del presupuesto, en el programa
y en el alcance de trabajo del proyecto. Un proyecto se basa en una serie
particular de tareas y estimaciones sobre cuánto debe durar cada una, así como
en varios recursos, y en estimaciones de los costos asociados a los recursos.
Esta combinación de suposiciones y estimaciones provoca cierto grado de
incertidumbre respecto a si se lograra por completo el objetivo del proyecto.
Ej.
El alcance del proyecto puede concluirse en la fecha señalada pero el costo
final puede ser mucho mayor que el costo previsto, debido a que el costo de
ciertos recursos se subestimó. A medida que el proyecto avanza, algunas de las
suposiciones se refinarán o remplazarán con información objetiva
Ciclo de vida de un proyecto
Los proyectos nacen
cuando el cliente identifica una
necesidad
Figura 1. Esfuerzo del ciclo de vida
de un proyecto
Primera fase: involucra la identificación de una necesidad,
problema u oportunidad y puede dar como resultado que el cliente solicite
propuestas de personas, un equipo de proyecto u organizaciones (contratistas)
que traten la necesidad identificada o requisitos en un documento llamado solicitud de la propuesta. Por medio de
esta el cliente pide a las personas o
contratistas que presenten propuestas sobre cómo podrían resolver el problema,
junto con el costo y programa asociados. Sin embargo no en todas las
situaciones se necesita una solicitud de propuesta formal. Las necesidades con
frecuencia se definen de manera informal durante una reunión o discusión entre
un grupo de personas. Algunas de ellas tal vez se ofrezcan como voluntarios
para preparar una propuesta, o se les solicite hacerlo, para determinar si un
proyecto debe emprenderse con el fin de satisfacer la necesidad. En esta fase
es importante definir la necesidad correcta.
Segunda fase: desarrollo de una propuesta de solución a la
necesidad del problema. En esta fase el cliente recibe una propuesta por parte de una o más personas u organizaciones a
quienes les gustaría que el cliente les pagara por implementar la solución
propuesta. En esta fase el esfuerzo del contratista es lo más importante. Los
contratistas interesados en responder a la solicitud de propuesta dedican
varias semanas al desarrollo de métodos para resolver el problema, la
estimación de los tipos y cantidades de recursos que se necesitarán, así como
el tiempo que se requerirá para diseñar e implementar la solución propuesta.
Esta información se documenta en una propuesta escrita que se entrega al
cliente. Después de evaluar las propuestas presentadas y seleccionar la
ganadora, el cliente y el contratista ganador negocian y firman un contrato (acuerdo).
Tercera fase: implementación de la solución propuesta.
Esta fase inicia después de que el cliente decide cuál de las soluciones
propuestas satisfará mejor la necesidad y se llega a un acuerdo entre el
cliente y la persona o contratista que presentó la propuesta. En esta fase que
se conoce como la realización del proyecto, se hace la planeación detallada del
proyecto y después se lleva a la práctica el plan para lograr el objetivo del
mismo. Durante la realización del proyecto, se utilizan distintos recursos. En
esta fase se logra el objetivo del proyecto y el cliente queda satisfecho de
que todo el trabajo se terminó con la calidad deseada, dentro del presupuesto
y a tiempo.
Cuarta fase: es la fase final del proyecto que es la
conclusión del mismo. Cuando se ha completado un proyecto, se deben realizar
ciertas actividades de cierre, como la confirmación de que se han proporcionado
todos los productos entregables al cliente y éste los ha aceptado, que todos
los pagos se han cobrado y que todas las facturas se han pagado. Una tarea
importante en esta fase es evaluar el desempeño del proyecto con el fin de averiguar qué podría mejorarse si
se realizara uno similar en el futuro. Esta fase debe incluir la retroalimentación
de los clientes para determinar su nivel de satisfacción y si el proyecto
cumple sus expectativas. Además, también se debe pedir al equipo del proyecto
que realice recomendaciones para mejorar iniciativas futuras.
El ciclo de vida de
un proyecto varía en duración, puede ir desde unas cuantas semanas hasta años;
la duración depende del contenido, la complejidad y la magnitud del proyecto.
Ahora bien, es necesario puntualizar que no todos los proyectos pasan
necesariamente por este ciclo, es decir, cumpliendo con estas fases, normalmente
estas fases se siguen en el ámbito empresarial.
1.1 Significado e importancia de la Administración de Proyectos
La administración de
proyectos es el proceso de combinar sistemas, técnicas y personas para
completar un proyecto dentro de las metas establecidas de tiempo, presupuesto y
calidad (Baker, 1999).
De manera concisa, el
proceso de administración de proyectos significa planear el trabajo y después
trabajar el plan. Por lo tanto, la administración de un proyecto implica
primero establecer un plan, y después llevarlo
a cabo para lograr el objetivo del proyecto.
El beneficio
fundamental de la implementación de técnicas de administración de proyectos es
tener n cliente satisfecho, sin
importar si se es cliente del proyecto mismo o se trata de una empresa, no
importa tampoco la magnitud del proyecto.
Terminar todo el
alcance del proyecto con calidad, a tiempo y dentro del presupuesto,
proporciona una gran sensación de satisfacción. Para un contratista, significa
que puede llevarlo a negocios adicionales con el mismo cliente en el futuro o a
nuevos negocios recomendados por clientes que han quedado satisfechos.
Para el administrador
del proyecto, un resultado exitoso significa que se ha mejorado la reputación
como gerente de proyecto y se ha situado en una posición conveniente para
aprovechar mejores oportunidades profesionales.
Si se es miembro del
equipo del proyecto, tiene la
satisfacción de estar en un equipo ganador. Ni sólo se contribuyó al éxito del
proyecto, sino se amplió el conocimiento y mejoró las habilidades a lo largo
del camino.
¡Cuando los proyectos
son exitosos, todos ganan!
1.2 Fases de la administración de proyectos
Tal como se mencionó
anteriormente, el proceso de administración de proyectos significa planear el trabajo y después trabajar el
plan.
El esfuerzo en la
etapa inicial de la administración de un proyecto debe centrarse en establecer
un plan inicial que explique por etapas, a manera de lograr el alcance del
proyecto a tiempo y dentro del presupuesto. Este esfuerzo incluye los
siguientes pasos:
1.
Definir con claridad
el objetivo del proyecto. La definición debe acordarse de manera previa entre el
cliente y la persona u organización que realizará el proyecto.
2.
Dividir y subdividir
el alcance del proyecto en “piezas” importantes o paquetes de trabajo. Aun cuando los proyectos importantes pueden parecer
abrumadores si se consideran como un todo, una manera de salir victorioso
incluso del esfuerzo más monumental es dividirlo. Una estructura de división del trabajo es un árbol jerárquico de
elementos o partes de trabajo que el equipo de trabajo realizará o producirá
durante el proyecto. La estructura de la división del trabajo por lo general
identifica a la organización o persona responsable de cada paquete de trabajo.
3.
Definir las
actividades específicas que deben realizarse para cada paquete de trabajo con
el fin de lograr el objetivo del proyecto.
4.
Representar
gráficamente las actividades en forma de diagrama
de red.
Este diagrama muestra la secuencia necesaria y las interdependencias de las
actividades para lograr el objetivo del proyecto.
5.
Elaboración una estimación de la duración para
determinar cuanto tiempo se requerirá para completar cada actividad. También es necesario
determinar cuáles tipos de recursos y cuánto se necesita de cada uno para que
cada actividad se complete dentro de la duración estimada.
6.
Elaborar una estimación del costo de cada actividad. El costo se basa en
los tipos y cantidades de recursos requeridos para cada actividad.
7.
Calcular el programa
y presupuesto del proyecto para determinar si el proyecto puede completarse
dentro del tiempo requerido, con los fondos asignados y los recursos
disponibles. De
no ser así se deben hacer ajustes al alcance del proyecto, las estimaciones de
duración de las actividades o las asignaciones de recursos hasta que pueda
establecerse un plan inicial (un
plan en etapas para lograr el alcance del proyecto a tiempo y dentro del
presupuesto) realista y alcanzable.
La planeación determina lo que se debe
hacer, quién lo hará, cuánto tomará y cuánto costará. El resultado de este
esfuerzo es un plan inicial. Tomarse tiempo para desarrollar un plan bien
trazado es vital para el éxito de cualquier proyecto. Muchos proyectos han
excedido sus presupuestos, incumpliendo sus fechas de terminación o han
satisfecho sus requisitos solo en forma parcial debido a que no contaban con un
plan viable antes de iniciarlo.
El plan inicial de un
proyecto puede mostrarse en una exposición gráfica o de tabla para cada periodo
(semana, mes) desde el inicio del proyecto hasta su terminación. La información
debe incluir:
·
Las
fechas de inicio y terminación para cada actividad.
·
Las
cantidades de los distintos recursos que se necesitarán durante cada periodo.
·
El
presupuesto para cada periodo, así como el presupuesto acumulado desde el
inicio del proyecto considerando cada periodo.
Una vez que se ha
establecido el plan inicial, éste debe implementarse. Esto implica realizar el
trabajo de acuerdo con el plan y controlar el trabajo de modo que el alcance
del proyecto se logre dentro del presupuesto y con la plena satisfacción del
cliente.
Una vez que el
proyecto se inicia, es necesario monitorear el avance para asegurar que todo
está saliendo según el plan. En esta etapa, el proceso de administración del
proyecto implica medir el avance real y compararlo con el avance planeado. Para
medir el avance real, es importante tener en mente qué actividades se han
iniciado o completado en realidad, cuándo se iniciaron o completaron, y cuánto
dinero se ha gastado o comprometido. Si en cualquier momento durante el
proyecto, la comparación del avance real con el planeado revela que el proyecto
está retrasado, excede del presupuesto o no cumple con las especificaciones
técnicas, debe aplicarse una acción correctiva para volver a ponerlo al día.
Antes de tomar una
decisión para aplicar una acción correctiva, es necesario evaluar varias
acciones alternativas para asegurar que dicha acción volverá a colocar al
proyecto dentro de las restricciones del alcance, tiempo y presupuesto del
objetivo. Es importante tener en cuenta que el utilizar recursos para volver a
tener el proyecto bajo control implicará, muy probablemente, el incremento en
el gasto de presupuesto.
La clave para el
control eficaz del proyecto es medir el progreso real y compararlo con el
progreso planeado con regularidad y de manera oportuna y aplicar acciones
correctivas de inmediato, en caso necesario. Esperar que un problema
desaparezca sin acciones correctivas es ingenuo. Con base en el avance real, es
posible prever un programa y presupuesto para la conclusión del proyecto. Si
estos parámetros están más allá de los límites del objetivo del proyecto, es
necesario aplicar acciones correctivas de inmediato.
1.4 Planificación de los parámetros de
un proyecto. (Alcance, costo, programa y satisfacción del cliente).
El logro del objetivo
del proyecto por lo general está circunscrito a cuatro factores:
- · Ámbito
- · Costo
- · Programa
- · Satisfacción del cliente
El ámbito de un
proyecto, también conocido como alcance
de proyecto o alcance de trabajo, es todo el trabajo que debe realizarse para
garantizar al cliente que los productos
entregables (el producto tangible o los artículos que se van a
proporcionar) cumplen con los requisitos
o con los criterios de aceptación acordados al inicio del proyecto.
El costo de un proyecto es el monto que el
cliente ha acordado pagar por productos entregables del proyecto que son
aceptables. El costo se basa en un presupuesto que incluye una estimación de
los costos asociados con los distintos recursos que se emplearán para realizar
el proyecto. Podría incluir los salarios de las personas que trabajan en el
proyecto, materiales y artículos de oficina, la renta del equipo o de las
instalaciones y honorarios de los subcontratistas que realizarán algunas tareas
del proyecto.
El programa de un proyecto es el
cronograma que especifica cuándo debe iniciar y terminar cada actividad. El
objetivo del proyecto en general establece la fecha en la cual el alcance del
proyecto debe lograrse según una fecha específica acordada con anterioridad por
el cliente y la persona u organización que realiza el trabajo.
El objetivo de
cualquier proyecto es terminar el alcance sin rebasar el presupuesto en una
fecha determinada y con plena satisfacción del cliente. Para asegurar que se
logre este objetivo, es importante
desarrollar un plan antes de iniciar el proyecto, el cual debe incluir todas
las tareas, los costos asociados y las estimaciones del tiempo necesario para
completarlas. La falta de un plan como éste incrementa el riego de no
lograr el alcance del proyecto dentro del presupuesto y el tiempo estipulado.
Una vez que inicia el
proyecto, es posible que existan circunstancias imprevistas que pongan en
riesgo el logro del objetivo del proyecto con respecto al alcance, costo o
programa.
·
El
costo de algunos materiales puede ser mayor de lo que se estimó al inicio.
·
Las
inclemencias del clima pueden provocar un retraso.
·
Tal
vez se necesite rediseñar y hacer modificaciones adicionales a una pieza
compleja de maquinaria automatizada de modo que cumpla con las especificaciones
de desempeño.
El reto para el
gerente de proyecto es evitar, anticipar o superar dichas circunstancias con el
fin de terminar el alcance de proyecto a tiempo, dentro del presupuesto y con
plena satisfacción del cliente. Una buena
comunicación y planeación es esencial para evitar que ocurran problemas o
reducir al mínimo su impacto en el logro del objetivo del proyecto. El gerente
debe ser previsor en la planeación y comunicación para dirigir al equipo de
proyecto con el fin de lograr el objetivo del mismo.
En última instancia,
la responsabilidad del gerente de proyecto es asegurar que el cliente quede
satisfecho. Esto va más allá de sólo hacer que el alcance del proyecto se logre
dentro del presupuesto y a tiempo o de preguntar al cliente al final del
proyecto si está satisfecho. Se requiere una comunicación constante con el
cliente para mantenerlo informado y determinar si las expectativas han
cambiado. Por lo general las reuniones periódicas o los informes de progreso,
las discusiones telefónicas frecuentes y el correo electrónico son ejemplos de
este tipo de comunicación. Satisfacción del cliente significa involucrar al
cliente como socio en el resultado exitoso del proyecto por medio de su
participación activa en él. El gerente de proyecto debe estar consciente del
grado de satisfacción del cliente a lo largo de todo el proyecto. Al mantener
una comunicación regular con el cliente, el gerente de proyecto le demuestra
que tiene interés genuino es sus expectativas; también evita que más adelante
haya sorpresas desagradables.
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